En tant qu’entité commerciale, une SASU (Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle) est soumise à diverses obligations comptables qui régissent la tenue et la gestion de ses finances. Il s’agit entre autres de la création de livres comptables, la tenue régulière de la comptabilité, l’établissement des comptes annuels et leur dépôt auprès des autorités compétentes. Respecter ces obligations est crucial pour assurer la transparence financière, se conformer à la législation en vigueur et fournir des informations fiables sur la santé financière de la société.

Ouvrir un compte bancaire professionnel

Une SASU doit avant tout avoir un compte bancaire professionnel à son nom. La raison derrière cette exigence est de séparer les finances personnelles de l’associé unique de celles de l’entreprise. De plus, détenir un compte bancaire professionnel distinct facilite la traçabilité des transactions liées à l’activité de la SASU. Ce qui est important pour la tenue de la comptabilité et la transparence financière.

Par ailleurs, vous devrez fournir une attestation de dépôt des fonds lors de l’immatriculation de la SASU. Délivré par la banque, ce document certifie que vous avez bien versé le capital sur le compte bancaire de l’entreprise. Cette étape est incontournable à la création de sociétés.

Tenir quotidiennement la comptabilité

La SASU a pour obligation de maintenir une gestion comptable régulière, sincère et fidèle de toutes ses opérations financières. Elle doit donc enregistrer quotidiennement toutes les transactions comme les achats, les ventes, les recettes et les dépenses.

En maintenant une comptabilité à jour, le dirigeant peut suivre en temps réel les flux de trésorerie. Cela permet d’avoir une vision claire de la santé financière de la SASU, de prendre des décisions éclairées en conséquence et de se conformer aux obligations légales et fiscales.

La tenue quotidienne de la comptabilité facilite également la préparation des déclarations fiscales, réduisant ainsi le risque d’erreurs et de pénalités. De plus, il est plus facile de détecter les problèmes potentiels et d’apporter des corrections, évitant ainsi des complications ultérieures.

Pour simplifier la tenue quotidienne de la comptabilité, il est conseillé d’utiliser des logiciels adaptés. En automatisant certaines tâches, ces outils permettent de gagner du temps précieux, tout en réduisant les risques d’erreurs humaines.

Tenir des livres comptables

Une SASU doit consigner les encaissements et les décaissements par écrit pour assurer une gestion financière saine. Elle doit donc tenir différents livres comptables dont les principaux sont :

• Le livre-journal : ce document enregistre de manière chronologique toutes les opérations financières effectuées par l’entreprise. Il contient les informations essentielles relatives à chaque transaction, telles que la date, la description, le montant et les comptes concernés.
• Le grand-livre : il complète le livre-journal en fournissant un enregistrement détaillé de toutes les opérations financières effectuées par la SASU, mais de manière plus organisée et classifiée. Il offre une vision globale des mouvements et des soldes de chaque compte, facilitant l’analyse et la vérification des transactions.

Il convient de noter que l’utilisation de livres comptables physiques (registres papier) est de moins en moins courante. La plupart des entreprises optent pour des logiciels de comptabilité informatisés qui permettent d’enregistrer, de suivre et de générer automatiquement ces documents.

Faire un inventaire de patrimoine

Une SASU est tenue de réaliser un inventaire de son patrimoine. Cette démarche consiste à recenser et à évaluer tous les actifs et passifs détenus par l’entreprise à une date donnée, notamment à la fin de chaque exercice comptable. Elle permet d’établir un état des lieux précis des éléments composant le patrimoine de la SASU, tels que les immobilisations, les stocks, les créances clients, les dettes fournisseurs, les dettes fiscales et sociales, etc.

L’objectif principal de l’inventaire de patrimoine est de valoriser les constituants du patrimoine de la SASU afin de dresser un bilan et d’autres états financiers. Il donne une vision claire de la situation financière de la société, de déterminer sa solvabilité, son niveau d’endettement, ses actifs disponibles, etc. Pour le réaliser avec rigueur et exactitude, il est recommandé de procéder à des comptages physiques des stocks, de vérifier les registres et documents comptables, et de s’assurer de la validité des informations recueillies.

Établir des comptes annuels

À la clôture de chaque exercice comptable, vous devez établir des comptes annuels. Ceux-ci comprennent trois états financiers principaux :

• Le bilan reflète la situation patrimoniale de la SASU à une date précise, généralement à la clôture de l’exercice comptable. Il recense les actifs (biens détenus par la société), les passifs (dettes et obligations) et les capitaux propres (les apports et les bénéfices accumulés).
• Le compte de résultat présente le résultat financier de la SASU sur une période déterminée, généralement l’exercice comptable. Il indique les produits (ventes, revenus) et les charges (achats, salaires, frais). Ce document permet de déterminer si la SASU a réalisé un bénéfice ou une perte au cours de l’exercice.
• L’annexe légale complète les informations fournies dans le bilan et le compte de résultat en fournissant des précisions sur les méthodes comptables utilisées, les politiques de valorisation des actifs, les engagements hors bilan, etc. Il fournit des informations contextuelles qui aident à la compréhension des états financiers.

Ces documents donnent une image fidèle de la situation financière et de la performance de l’entreprise.

Déposer les comptes

Le Président de la SASU doit déposer les comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce, au plus tard 7 mois après la clôture de l’exercice comptable. Cette formalité vise à assurer la transparence financière en permettant aux tiers, tels que les créanciers, les investisseurs et les partenaires commerciaux, d’accéder aux informations essentielles de la société.

Le dépôt des comptes peut s’effectuer en ligne via le site internet du greffe du tribunal de commerce compétent. Il est aussi possible de les transmettre par courrier recommandé avec accusé de réception.

Conserver les documents comptables

La SASU est soumise à l’obligation de conserver les pièces comptables et commerciales pendant une durée de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. Cela inclut les factures, les relevés bancaires, les contrats, les pièces justificatives, etc. Cette obligation a pour but de garantir la traçabilité des opérations financières de l’entreprise. Elle permet de répondre aux éventuelles demandes de contrôle fiscal ou d’audit, ainsi que de préserver l’historique financier de la SASU.

Ainsi, il est important de ranger les pièces comptables dans un endroit sûr, à l’abri de tout risque de perte, de vol ou de détérioration. Les documents peuvent être gardés sous forme papier ou électronique, à condition que leur intégrité et leur lisibilité soient garanties.